KI-Automatisierung für KMU – weniger Routine, mehr Geschäft.
Anfragen beantworten, E-Mails sortieren, Daten von A nach B übertragen, Angebote vorbereiten: In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen stecken Stunden pro Tag in Routinearbeit, die heute automatisierbar ist. Wir finden die Prozesse, bei denen sich KI wirklich rechnet – und bauen die Automatisierung, die in Ihren Arbeitsalltag passt. Kein Buzzword-Projekt, sondern Werkzeuge, die Ihr Team täglich nutzt.
Selbst im Einsatz
Wir automatisieren unsere eigenen Ventures mit KI – vom WhatsApp-Agenten bis zur Datenaufbereitung. Was wir empfehlen, haben wir selbst gebaut und betrieben.
Ehrliche Auswahl
Nicht jeder Prozess braucht KI. Vieles löst eine simple Schnittstelle oder ein Skript günstiger – wir sagen Ihnen, was wovon profitiert.
KMU-tauglich
Kein Data-Science-Team nötig: Wir setzen auf bewährte KI-Modelle (u. a. Claude, GPT) und integrieren sie in die Systeme, die Sie schon haben.
Wo im Mittelstand täglich Zeit versickert.
Die größten KI-Potenziale liegen selten in spektakulären Projekten – sondern in unspektakulärer Routine, die sich jeden Tag wiederholt:
Anfragen bleiben liegen
Kundenanfragen kommen per E-Mail, Telefon und WhatsApp – abends und am Wochenende antwortet niemand. Bis zur Antwort am Montag hat der Interessent längst beim Wettbewerber gekauft.
E-Mail-Postfach als Prozess
Bestellungen, Lieferscheine, Reklamationen: Alles landet im Postfach und wird von Hand gelesen, sortiert und in Systeme übertragen – fehleranfällig und nicht skalierbar.
Abtippen zwischen Systemen
Daten aus PDFs, Excel-Anhängen und Portalen werden manuell ins ERP oder die Warenwirtschaft übernommen. Eine Person ist damit halbtags beschäftigt.
Angebote dauern Tage
Jedes Angebot wird von Grund auf neu geschrieben, obwohl 80 % der Bausteine wiederkehren. Der Vertrieb verbringt mehr Zeit mit Formatieren als mit Verkaufen.
Wissen steckt in Köpfen
Wie war das bei dem Kunden damals? Was steht im Wartungsvertrag? Antworten kennt nur der Kollege, der gerade im Urlaub ist.
KI-Druck ohne Plan
„Wir müssten mal was mit KI machen“ – aber niemand weiß, wo anfangen. Erste Experimente mit ChatGPT versanden, weil sie nicht in die Prozesse integriert sind.
Was wir für KMU automatisieren.
KI ist bei uns kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug im Prozess: Sie übernimmt das Lesen, Verstehen, Vorformulieren und Zuordnen – die Kontrolle behält Ihr Team.
- Kundenanfragen & Erstkontakt – Eingehende Anfragen automatisch verstehen, qualifizieren und beantworten – per E-Mail oder als WhatsApp-KI-Agent, rund um die Uhr, mit Übergabe an Menschen, sobald es konkret wird.
- Dokumente in Daten verwandeln – Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Formulare automatisch auslesen und strukturiert an ERP, Warenwirtschaft oder Buchhaltung übergeben – statt Abtippen.
- E-Mail-Triage & Antwortentwürfe – Das Postfach vorsortieren, Anliegen erkennen, Antworten vorformulieren: Ihr Team prüft und sendet, statt bei null anzufangen.
- Angebots- & Textbausteine – Angebote, Produkttexte und wiederkehrende Korrespondenz aus Ihren Vorlagen und Preislogiken vorbereiten – konsistent und in Minuten statt Tagen.
- Interne Wissenssuche – Verträge, Dokumentationen und Projektablagen per Frage durchsuchbar machen – Antworten mit Quellenangabe statt Ordner-Odyssee.
- Prozess-Automatisierung ohne KI – Und wenn ein Skript oder eine Schnittstelle reicht, bauen wir genau das: klassische Automatisierung ist oft der schnellere Weg – wir beherrschen beide.
Technologie
Bewährte KI-Modelle (u. a. Claude, GPT) über offizielle APIs, integriert in Ihre bestehenden Systeme – E-Mail, ERP, CRM, WhatsApp Business.
Datenschutz
DSGVO im Blick: klare Datenflüsse, Auftragsverarbeitung, keine Trainingsnutzung Ihrer Daten. Was nicht in die Cloud darf, bleibt draußen.
Mensch im Prozess
Automatisierung mit Kontrollpunkten: Die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet – bis das Vertrauen da ist, mehr laufen zu lassen.
Der WhatsApp-KI-Agent: Kundenservice, der nie Feierabend hat.
Unser greifbarstes Beispiel für KI-Automatisierung im Vertrieb: ein KI-Agent, der Kundenanfragen auf WhatsApp automatisch beantwortet, Leads qualifiziert und an Ihr Team übergibt. Wir haben ihn für unsere eigenen Vertriebsprozesse gebaut – und bauen ihn gern für Ihres.
Antwortet sofort
Interessenten schreiben abends um 21 Uhr – der Agent antwortet in Sekunden, beantwortet Fragen zu Leistungen und Preisen und hält den Lead warm.
Zum WhatsApp-KI-AgentenQualifiziert Leads
Der Agent stellt die richtigen Rückfragen, sammelt die relevanten Eckdaten und übergibt dem Vertrieb einen vorqualifizierten Kontakt statt einer halben Information.
Eskaliert an Menschen
Sobald es individuell wird, übernimmt Ihr Team – mit vollständigem Gesprächsverlauf im Monitoring-Interface. Der Kunde merkt keinen Bruch.
KI-Beratung: Ihr Team und Ihre Führung auf den aktuellen Stand bringen.
Automatisierung wirkt am stärksten, wenn das ganze Unternehmen mitzieht. Deshalb schulen wir Teams im KI-Alltag und briefen Entscheider zur aktuellen KI-Landschaft – vor Ort in Dresden, Leipzig und Chemnitz oder remote.
Mitarbeiter-Workshops
Hands-on an echten Aufgaben Ihrer Teams: welche KI wofür, gute Routinen, klare Datenregeln – jeder geht mit sofort nutzbaren Handgriffen raus.
Zur KI-BeratungTool-Landschaft & Auswahl
Chat-Assistenten, Dokumenten-KI, Automatisierungsplattformen: Wir ordnen den Markt und empfehlen herstellerneutral, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
DetailsCEO- & Entscheider-Briefing
Die KI-Landschaft in 2–3 Stunden – mit Schwerpunkt KI-gestützte Softwareentwicklung und den Konsequenzen für Ihre IT-Entscheidungen.
DetailsWelcher Prozess kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Genau da schauen wir zuerst hin. Schildern Sie uns den Prozess – wir sagen Ihnen ehrlich, ob KI hilft, was es kostet und was es bringt.
Was KI im Mittelstand kann – und was nicht.
Die aktuelle KI-Generation ist außergewöhnlich gut darin, Sprache und Dokumente zu verstehen und zu erzeugen: Anfragen einordnen, Texte zusammenfassen, Informationen aus PDFs ziehen, Antworten formulieren. Überall dort, wo Menschen heute lesen, sortieren, übertragen und vorformulieren, ist Automatisierung mit messbarem Nutzen möglich – oft mit Amortisation in Monaten.
Genauso klar ist, was KI nicht ist: Sie ersetzt keine Fachentscheidungen, sie ist nicht fehlerfrei, und sie wird nicht dadurch nützlich, dass man „irgendwas mit KI“ einführt. Ein KI-Projekt ohne sauberen Prozess dahinter automatisiert nur das Chaos.
Deshalb beginnt bei uns jedes Projekt mit dem Prozess, nicht mit der Technologie: Wo entsteht Aufwand, wo entstehen Fehler, was ist der messbare Zielzustand? Erst dann entscheiden wir gemeinsam, ob die Antwort ein KI-Agent, eine klassische Schnittstelle oder schlicht ein besserer Ablauf ist. Es gibt Fälle, in denen wir von KI abraten – auch das gehört zu ehrlicher Beratung.
Gut automatisierbar
Wiederkehrend, textlastig, regelbasiert mit Ausnahmen: Anfragen, Dokumente, Korrespondenz, Datenübertragung.
Schlecht automatisierbar
Einmalige Sonderfälle, Verhandlungen, Entscheidungen mit Haftungsfolgen – hier bleibt der Mensch, KI liefert höchstens die Vorlage.
Faustregel
Passiert etwas täglich und kostet es pro Vorgang Minuten, lohnt die Rechnung fast immer. Passiert es zweimal im Jahr, fast nie.
So kommen Sie zur ersten Automatisierung.
Klein anfangen, schnell messen, dann ausbauen – so bleibt das Risiko überschaubar und der Nutzen sichtbar.
Prozess-Check
Wir schauen uns Ihre Abläufe an und identifizieren die 2–3 Prozesse mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Nutzen – inklusive ehrlicher Aussage, wo KI nichts bringt.
Pilot bauen
Für den vielversprechendsten Prozess bauen wir eine lauffähige Automatisierung mit echten Daten – in Wochen, nicht Monaten.
Messen & entscheiden
Gesparte Zeit, Antwortqualität, Fehlerquote: Der Pilot liefert Zahlen. Erst wenn die stimmen, wird ausgebaut.
Integrieren
Anbindung an Ihre Systeme – E-Mail, ERP, CRM, WhatsApp Business – mit Kontrollpunkten für Ihr Team und sauberem Datenschutz-Setup.
Betrieb & Ausbau
Monitoring, Feinjustierung, weitere Prozesse: Die Automatisierung wächst mit dem Vertrauen – und bleibt dabei wartbar.
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung.
Was kostet KI-Automatisierung für ein KMU?
Deutlich weniger als die meisten erwarten: Ein fokussierter Pilot für einen Prozess ist ein Projekt von Wochen, kein Jahresbudget. Die laufenden Kosten der KI-Modelle liegen für typische KMU-Volumina im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Nach dem Prozess-Check erhalten Sie eine konkrete Schätzung mit erwartetem Einsparpotenzial.
Ist das mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn man es richtig aufsetzt: klare Datenflüsse, Auftragsverarbeitungsverträge mit den KI-Anbietern, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training, Datenminimierung vor dem KI-Aufruf. Wir planen den Datenschutz von Anfang an mit ein – und sagen ehrlich, welche Daten in welchem Setup nicht verarbeitet werden sollten.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wir bauen die Automatisierung, integrieren sie in Ihre bestehenden Systeme und betreiben sie auf Wunsch. Ihr Team braucht keine KI-Kenntnisse – es arbeitet einfach mit den Ergebnissen und behält die Kontrolle über die Kontrollpunkte.
Ersetzt die KI Mitarbeiter?
In KMU praktisch nie – sie ersetzt Routinetätigkeiten, nicht Menschen. Der realistische Effekt: Ihr vorhandenes Team schafft mehr Anfragen, Angebote und Aufträge, ohne dass jemand Überstunden macht oder eine neue Stelle nötig wird.
Was ist, wenn die KI Fehler macht?
Sie wird Fehler machen – deshalb bauen wir Kontrollpunkte ein: Die KI schlägt vor, Ihr Team gibt frei. Wo vollautomatisch gearbeitet wird, definieren wir klare Grenzen und Eskalationsregeln. Kritische Entscheidungen bleiben grundsätzlich beim Menschen.
Wir haben schon mit ChatGPT experimentiert – warum hat das nichts gebracht?
Weil ein Chatfenster kein Prozess ist. Der Nutzen entsteht, wenn KI in den Ablauf integriert ist: automatisch ausgelöst, mit Ihren Daten und Vorlagen verbunden, mit Ergebnis im richtigen System. Genau diese Integration ist unser Handwerk.
KI-Beratung in Ihrer Region.
Workshops, Briefings und Prozess-Checks mit kurzen Wegen – vor Ort bei Ihnen im Unternehmen:
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WhatsApp-KI-Agent
Kundenanfragen auf WhatsApp automatisch beantworten und Leads qualifizieren – 24/7.
Mehr erfahrenKI-Beratung & Workshops
Teams schulen, Tools auswählen, Entscheider briefen – vor Ort in Sachsen oder remote.
Mehr erfahrenIndividuelle Softwareentwicklung
Wenn aus der Automatisierung eine vollwertige Anwendung werden soll.
Mehr erfahrenFinden wir Ihren ersten Prozess.
Ein kurzes Gespräch reicht: Sie schildern den Ablauf, der am meisten Zeit frisst – wir sagen Ihnen, ob und wie er automatisierbar ist.
KI-Automatisierung anfragen.
Beschreiben Sie kurz den Prozess, der automatisiert werden soll – wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand und Nutzen.
Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Remote & vor Ort – DACH-weit tätig (DE, AT, CH), internationale Projekterfahrung inklusive.