Start
Branchenlösungen
Immobilienwirtschaft

Immobilienwirtschaft · Verwaltung & Bestand

Ein tropfender Hahn erzeugt sieben Telefonate.

In der Immobilienverwaltung entsteht der meiste Aufwand nicht bei den großen Themen, sondern bei den kleinen, die sich tausendfach wiederholen: eine Schadensmeldung, eine Rückfrage zur Abrechnung, ein Übergabetermin. Jeder dieser Vorgänge kostet mehrere Kontakte, weil die Information nie vollständig ankommt. Wir bauen die Portale und Erfassungsstrecken, die das beenden – vor Ihre vorhandene Verwaltungssoftware, nicht anstelle von ihr.

Anwendungsfälle ansehen Vorhaben besprechen

Ehrlich vorweg

In dieser Branche haben wir keine öffentlich benennbare Kundenreferenz. Was hier steht, beschreibt, was wir bauen – nicht, wen wir schon betreut haben.

Vollständig statt schnell

Eine Schadensmeldung mit Foto, Ort und Beschreibung startet den Vorgang vollständig. Eine per Telefon startet ihn mit drei Rückfragen.

Verwaltungssoftware bleibt führend

Stammdaten, Abrechnung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Portale und Apps setzen davor auf und übergeben über die vorhandenen Schnittstellen.

Kurz gesagt

Für wen: Hausverwaltungen und WEG-Verwaltungen, Bestandshalter und Wohnungsunternehmen, Gewerbeimmobilien und Asset Management, Facility-Dienstleister, Makler mit Bestandsgeschäft.
Typischer Auslöser: Das Telefon steht nicht still – Schadensmeldungen, Abrechnungsfragen, Terminabstimmungen. Und jeder Vorgang beginnt mit Rückfragen, weil die erste Meldung unvollständig war.
Was wir bauen: Mieter- und Eigentümerportale, Schadensmeldung mit Foto und Ortsangabe, digitale Übergabe- und Abnahmeprotokolle, Handwerker- und Dienstleisterzugänge, Dokumentenbereitstellung, Anbindung an die vorhandene Verwaltungssoftware.
Was wir nicht sind: Anbieter einer Verwaltungssoftware mit Buchhaltung und Betriebskostenabrechnung. Dafür gibt es etablierte Produkte – wir bauen, was daneben fehlt.

01 — Ausgangslage

Wo Verwaltungen Zeit verlieren.

Nicht an der Buchhaltung – die läuft im System. An allem, was zwischen Mieter, Verwaltung, Eigentümer und Handwerker hin und her geht.

Die unvollständige Schadensmeldung

„Bei mir tropft was." Wo genau, seit wann, wie stark? Drei Rückfragen später weiß man genug, um einen Handwerker zu beauftragen – und der ruft dann selbst noch mal an.

Dokumente per Anfrage

Mietvertrag, Abrechnung, Hausordnung, Protokoll: alles vorhanden, alles nur auf Nachfrage erhältlich. Jede Anfrage bindet jemanden für Minuten, die sich über ein Jahr summieren.

Übergaben mit Klemmbrett und Kamera

Zählerstände, Mängel, Schlüssel, Fotos: erfasst auf Papier und in der Handy-Galerie, zusammengeführt später im Büro. Wenn der Nachweis gebraucht wird, ist er verteilt.

Handwerker ohne Systemzugang

Beauftragte Betriebe erzeugen die relevanten Informationen – Status, Kosten, Fotos – und haben als Einzige keinen Zugang. Rückmeldung kommt per Anruf, oder gar nicht.

Eigentümer fragen nach Zahlen

WEG-Beiräte und Eigentümer wollen Stände sehen. Ohne Portal entsteht dafür jedes Mal eine manuelle Aufbereitung, die niemand eingeplant hat.

Excel neben der Verwaltungssoftware

Für alles, was das System nicht abbildet – Sanierungsplanung, Sonderumlagen, Objektlisten – entsteht eine Tabelle. Und die wird irgendwann die eigentliche Quelle.

02 — User Stories

Was wir für die Immobilienwirtschaft bauen.

Anwendungsfälle entlang der Kette Mieter – Verwaltung – Dienstleister – Eigentümer.

„Als Mieterin will ich einen Schaden mit Foto melden."

Geführte Meldung: Was, wo im Objekt, seit wann, Fotos direkt aus der Kamera. Der Vorgang startet vollständig – statt mit drei Rückfragen und einem Handwerker, der noch mal anruft.

App-Entwicklung

„Als Mieter will ich meine Unterlagen selbst finden."

Ein Portal mit Vertrag, Abrechnungen, Hausordnung und Ansprechpartner. Jedes Dokument, das jemand selbst herunterlädt, ist ein Anruf weniger.

„Als Verwaltung will ich Übergaben digital protokollieren."

Zählerstände, Mängel, Schlüssel und Fotos in einem Protokoll, unterschrieben auf dem Display. Der Nachweis ist vollständig und an einem Ort, bevor jemand das Objekt verlässt.

„Als Handwerker will ich Aufträge annehmen und zurückmelden."

Ein schlanker Dienstleisterzugang: Auftrag ansehen, Termin bestätigen, Status und Fotos zurückmelden. Ohne Zugang zum Kernsystem und ohne Telefonschleife.

Bau & Handwerk

„Als Eigentümer will ich den Stand sehen, ohne zu fragen."

Ein Eigentümer- oder Beiratszugang mit den Zahlen und Vorgängen, die freigegeben sind. Ersetzt die manuelle Aufbereitung vor jeder Nachfrage.

„Als Bestandshalter will ich Sanierungen planen, nicht in Excel."

Maßnahmen, Kosten, Fristen und Objektzuordnung in einer Anwendung statt in einer gewachsenen Tabelle, an der die Investitionsplanung hängt.

Excel-Ablösung

03 — Grundsätze

Was ein Portal in dieser Branche tragen lässt.

Mieterportale scheitern regelmäßig – nicht an der Technik, sondern daran, dass sie für die Verwaltung entworfen wurden und nicht für die Menschen, die sie benutzen sollen.

Ohne Registrierungshürde – Wer einmal im Jahr einen Schaden meldet, legt dafür kein Konto an. Eine Schadensmeldung muss ohne vorherige Registrierung funktionieren – Identifikation über das Objekt, nicht über einen Account.
Vollständigkeit erzwingen, ohne zu nerven – Wenige Pflichtangaben, aber die richtigen: Ort im Objekt, Art, seit wann, Foto. Genau diese vier ersparen die Rückfragen, die den Vorgang sonst verdreifachen.
Auf dem Handy gedacht – Schäden werden gemeldet, während man davor steht. Ein Portal, das nur am Rechner brauchbar ist, wird durch einen Anruf ersetzt.
Status sichtbar machen – Der häufigste Zweitkontakt ist die Frage „Was ist eigentlich draus geworden?". Ein sichtbarer Status beantwortet sie, bevor sie gestellt wird – das entlastet mehr als die Meldung selbst.
Dienstleister mitdenken – Ein Portal, das nur Mieter und Verwaltung verbindet, lässt den Handwerker außen vor – und damit genau die Stelle, an der Status und Kosten entstehen.
Kernsystem bleibt führend – Stammdaten, Objekte, Verträge und Abrechnung kommen aus Ihrer Verwaltungssoftware. Das Portal ist Oberfläche, kein Zweitsystem – sonst entsteht Doppelpflege, und die gewinnt immer.

Anbindung

Vorhandene Verwaltungssoftware über deren Schnittstellen – kein Systemwechsel

Mobil

Schadensmeldung und Übergabeprotokoll als App oder mobile Web-Anwendung

Datenschutz

Mieterdaten sind personenbezogen – Hosting in der EU, Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitungsvertrag

Verwandt

Energie & Versorger für Mieterstrom und Zählerthemen

04 — FAQ

Häufige Fragen aus der Immobilienwirtschaft.

Wir haben eine Verwaltungssoftware. Ersetzen Sie die?

Nein, und das sollten Sie auch nicht wollen. Buchhaltung, Betriebskostenabrechnung und Stammdatenverwaltung sind gelöste Probleme mit etablierten Produkten. Wir bauen die Teile davor: Portale, mobile Erfassung, Dienstleisterzugänge, Auswertungen. Übergeben wird über die Schnittstellen Ihres Systems, das führend bleibt.

Unser Anbieter hat schon ein Mieterportal. Reicht das nicht?

Vielleicht – dann nutzen Sie es. Die ehrliche Frage ist, ob es tatsächlich benutzt wird. Portale von Softwareanbietern scheitern häufig an der Registrierungshürde: Wer einmal jährlich einen Schaden meldet, legt kein Konto an. Wenn Ihr Portal niedrige Nutzung hat, liegt es fast immer daran und nicht am Funktionsumfang. Genau an diesem Punkt setzen wir an.

Lohnt sich das bei unserer Bestandsgröße?

Rechnen Sie es an einer Zahl durch: Wie viele Schadensmeldungen pro Monat, und wie viele Kontakte kostet jede davon heute im Schnitt? Bei drei bis vier Kontakten je Vorgang ist der Aufwand meist größer als vermutet. Wenn die Zahl klein ist, sagen wir ab – ein Portal für dreißig Einheiten rechnet sich selten.

Können Handwerker ohne unser System arbeiten?

Ja, und das ist meist der wirksamste Teil. Ein schlanker Dienstleisterzugang – Auftrag ansehen, Termin bestätigen, Status und Fotos zurückmelden – braucht keinen Zugriff auf Ihre Verwaltungssoftware. Er schließt die Lücke an der Stelle, an der heute Anrufe entstehen und Informationen verloren gehen.

Was ist mit Datenschutz bei Mieterdaten?

Mieterdaten sind personenbezogen und in Teilen sensibel. Wir bauen datensparsam: Für eine Schadensmeldung braucht es das Objekt und den Ort im Objekt, nicht zwingend eine vollständige Personenakte. Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, klare Löschkonzepte. Die Rolle des Verantwortlichen bleibt bei Ihnen.

Haben Sie Referenzen in der Immobilienwirtschaft?

Keine, die wir öffentlich zeigen können – das sagen wir lieber, als eine zu erfinden. Was wir haben, ist Erfahrung mit exakt den Prozessmustern dieser Branche: Erfassung durch Externe ohne Systemzugang, Vorgänge mit mehreren Beteiligten, Nachweis gegenüber Dritten, Anbindung an ein führendes System. Ein umgesetztes Projekt mit diesem Muster beschreiben wir unter Öffentlicher Sektor & Kommunen.

Wie viele Kontakte kostet ein tropfender Hahn?

Wenn die Antwort drei oder mehr lautet, lohnt sich ein Gespräch. Beschreiben Sie kurz Ihren Bestand und Ihr Meldeaufkommen – wir sagen, ob sich ein Portal rechnet.

Vorhaben besprechen

05 — Passend dazu