Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beginnt beim Papierbogen.
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung scheitert selten an den Fachverfahren. Sie scheitert an den Vorgängen daneben, die auf Papier laufen und im Büro abgetippt werden. Genau die bauen wir als Web-Anwendung.
Ein umgesetztes Projekt
Für den Eigenbetrieb einer Stadt haben wir eine Sommer-Sportreihe von Papier auf eine Web-Anwendung umgestellt.
Klein geschnitten
Ein klar umrissener Vorgang braucht keine Plattform, nur den Ausschnitt mit dem größten Schmerz.
Externe mitgedacht
Übungsleiter, Dienstleister und Vereine erzeugen die Daten, oft ohne Zugang zum internen System.
So kann eine Bürger-App aussehen.
Konzept-Screens für Kommunen. Unsere Apps im Store zeigt die App-Entwicklung.
Anliegen digital melden
Schlagloch, defekte Laterne, wilder Müll: mit Foto und Standort gemeldet und automatisch dem richtigen Amt zugeordnet.
Verwaltungsdigitalisierung: was wir bauen.
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Sommer-Sportreihe eines städtischen Eigenbetriebs
Externe Übungsleiter erfassen ihren Kurs in Sekunden vom Handy. Der Eigenbetrieb sieht die Auswertung täglich und erzeugt den Sponsoren-Nachweis auf Knopfdruck.
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Vorher war für jeden Kurs an jedem Tag ein Papierbogen auszufüllen, gerechnet wurde nach Saisonende. Drei Angaben je Kurs genügen: Teilnehmerzahl, Resonanz und Wetter. Den Namen der Stadt nennen wir nicht, weil keine Freigabe vorliegt.
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Altbestände aus Papier übernehmen
Die Bögen der Vorsaison haben wir KI-gestützt ausgelesen und importiert. Die Anwendung startete mit Vergleichswerten aus dem Vorjahr.
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Ein Stapel gleichartiger Formulare aus mehreren Jahren wird strukturiert erfasst, geprüft und importiert. Mehr dazu: KI-Automatisierung.
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Zugänge für Externe zuerst
Wenn die Daten bei Dienstleistern oder Ehrenamtlichen entstehen, bauen wir für deren Alltag: Handy vor Desktop, drei Felder, Zugang ohne IT-Ticket.
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Auswertung und Nachweis auf Knopfdruck
Nach Zeitraum, Kurs, Standort und Teilnehmerzahl auswerten. Der Bericht für Sponsoren, Fördermittelgeber oder den Stadtrat entsteht beim Klicken.
Mehr dazu
Dazu gehören Belegungs- und Kursverwaltung sowie geführte Antragsstrecken mit Statusanzeige. Die Kursseite dazu: Sport & Vereine, die Büroseite: Verwaltung & Backoffice.
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Erst die Streichliste, dann die Software
Wir fragen zuerst, welcher Vorgang ersatzlos entfallen kann. Ein digitalisiertes Formular, das niemand auswertet, ist hinterher nur schneller überflüssig.
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Danach arbeiten wir rückwärts: Was muss am Ende wem gegenüber belegt werden? Betriebskosten nennen wir vor dem Bauen. Code, Repository und Zugänge laufen auf Ihren Namen.
Welcher Vorgang läuft bei Ihnen auf Papier?
Schildern Sie, welche Leistung bei Ihnen die meisten Anrufe auslöst. Wir sagen, welcher Teil sich digital abbilden lässt.
Häufige Fragen aus Kommunen und Eigenbetrieben.
Haben Sie schon für den öffentlichen Sektor gearbeitet?
Ja. Für den Eigenbetrieb einer Stadt haben wir die Kurs- und Teilnehmererfassung einer von Sponsoren finanzierten Sommer-Sportreihe auf eine Web-Anwendung umgestellt, samt KI-gestützter Übernahme der Vorsaison. Den Namen nennen wir nicht, weil keine Freigabe vorliegt.
Können Sie an unser Fachverfahren anbinden?
Wenn das Fachverfahren eine Schnittstelle bereitstellt, ist das Routine. Fehlt sie, liegt der Engpass beim Hersteller, und wir klären das vor Projektbeginn. Oft ist der bessere Weg, den Vorgang vor das Fachverfahren zu setzen: Erfassung außen, geordnete Übergabe nach innen.
Wie ist das mit Datenschutz und Hosting?
Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit im Entwurf. Im Projekt oben genügen drei Angaben je Kurs, personenbezogene Daten der Teilnehmenden waren nicht nötig. Siehe DSGVO-konforme Umsetzung.
Muss so etwas ausgeschrieben werden?
Das entscheidet Ihr Vergaberecht, abhängig von Auftragswert, Rechtsform und internen Regelungen. Viele Vorhaben dieser Größenordnung liegen bei Eigenbetrieben unterhalb der Schwellen für förmliche Verfahren.
Wann sind Sie der falsche Partner?
Bei zertifizierten Fachverfahren von der Stange, etwa im Meldewesen. Bei europaweiten Vergabeverfahren fallen wir als kleines Team meist durch die Eignungsprüfung, ebenso bei Rahmenverträgen mit Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft.
Wie ist das mit digitaler Barrierefreiheit?
Öffentliche Stellen unterliegen eigenen Anforderungen. Wir bauen mit semantischem HTML, Tastaturbedienung und ausreichenden Kontrasten und stimmen den Prüfumfang vorher ab. Details: barrierefreie Umsetzung.
Was kostet der Betrieb im Jahr?
Die Zahl nennen wir vor dem Bauen. Bei einem schmal geschnittenen Vorgang mit wenigen Nutzern bleiben die laufenden Kosten klein genug für einen normalen Sachhaushalt.
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Welcher Bogen wird bei Ihnen zweimal angefasst?
Sie bekommen eine erste Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass sich der Aufwand nicht lohnt.
Vom Papierbogen zur Auswertung.
Nennen Sie den Vorgang, die Menschen, die ihn erfassen, und den Nachweis am Ende.
Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Remote und vor Ort in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Internationale Projekte auf Anfrage.