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Öffentlicher Sektor & Kommunen

Öffentlicher Sektor · Kommunen & Eigenbetriebe

Verwaltung kämpft selten mit Technik. Meistens mit Papier.

Software für den öffentlichen Sektor: Digitalisierung scheitert in Kommunen selten an Systemen, sondern an den Lücken dazwischen – abgetippte Bögen, Excel-Listen. Wir schließen sie mit Web-Anwendungen, die auch Externe ohne Schulung bedienen.

Reales Projektbeispiel ansehen Vorgang besprechen

Ein umgesetztes Projekt

Für den Eigenbetrieb einer Stadt haben wir die Kurs- und Teilnehmererfassung einer Sommer-Sportreihe von Papier auf eine Web-Anwendung umgestellt – inklusive KI-gestützter Nachdigitalisierung der Vorsaison.

Klein statt Plattform

Ein klar umrissener Vorgang braucht keine Plattform. Wir bauen den Ausschnitt, der den größten Schmerz nimmt – mit überschaubaren Betriebskosten, die auch im Haushalt eines Eigenbetriebs Platz haben.

Externe mitgedacht

Übungsleiter, Dienstleister, Vereine, Subunternehmer: Die wichtigsten Daten entstehen häufig bei Menschen ohne Zugang zum internen System. Für die bauen wir zuerst.

Auf einen Blick

Für wen

Kommunen und Ämter
Kommunale Eigenbetriebe und Gesellschaften
Zweckverbände
Sportstätten- und Veranstaltungsbetriebe
Kommunale Bäder und Kultureinrichtungen

Typischer Auslöser

Ein Vorgang
Der täglich auf Papier erfasst wird und aus dem am Ende ein Nachweis gegenüber Dritten entstehen muss – Sponsoren
Fördermittelgeber
Aufsicht
Stadtrat

Was wir bauen

Web-Anwendungen zur Erfassung und Auswertung
Zugänge für externe Dienstleister
Belegungs- und Kursverwaltung
Auswertungen und Nachweise auf Knopfdruck
KI-gestützte Übernahme von Altbeständen aus Papier

00 — Konzept

So kann eine Bürger-App Ihrer Kommune aussehen.

Konzept-Screens aus unserer Werkstatt: Mängelmelder, Terminbuchung und Antragsstatus, wie wir sie für Kommunen und Behörden umsetzen würden. Die Apps, die wir live betreiben, zeigen wir unter App-Entwicklung.

Bürger-App · Konzept

Anliegen digital melden

Schlagloch, defekte Laterne, wilder Müll – mit Foto und Standort in zwei Minuten gemeldet und automatisch dem richtigen Amt zugeordnet.

Bürger-App App – Anliegen digital melden

Bürger-App App – Antragsstatus transparent

01 — Ausgangslage

Wo Verwaltung heute wirklich Zeit verliert.

Nicht bei den großen Fachverfahren – die laufen meist. Sondern in den Vorgängen daneben, für die nie jemand eine Software beschafft hat, weil sie „nur ein Formular“ sind.

Der Bogen, der zweimal angefasst wird

Erfassung auf Papier vor Ort, Abtippen im Büro. Zwei Arbeitsschritte für eine Information – plus die Fehler, die beim Abtippen entstehen, und die Rückfragen, die daraus folgen.

Auswertung erst am Saisonende

Solange die Zahlen in einer Mappe liegen, gibt es keinen Zwischenstand. Wer im Juli wissen will, wie eine Maßnahme läuft, bekommt ein Gefühl statt einer Zahl – und muss trotzdem entscheiden.

Nachweis gegenüber Dritten

Sponsoren, Fördermittelgeber, Aufsichtsgremien oder der Stadtrat wollen belegte Zahlen. Die Daten existieren – aber in einer Form, aus der sich kein Bericht ziehen lässt, ohne dass jemand zwei Tage rechnet.

Externe ohne Systemzugang

Beauftragte Dienstleister, Übungsleiterinnen, Vereine oder Handwerksbetriebe erzeugen die eigentlichen Daten. Ins interne Netz kommen sie nicht – also bekommen sie ein Formular und die Verwaltung bekommt Papier zurück.

Excel als heimliches Fachverfahren

Für Vorgänge, die kein Fachverfahren abdeckt, entsteht eine Excel-Datei. Sie wächst, sie wird weitergereicht, und irgendwann hängt eine ganze Maßnahme an einer Tabelle, die eine Person versteht.

Digitalisierung ohne Streichliste

Ein Formular wird digitalisiert, das seit Jahren niemand auswertet. Danach ist der überflüssige Vorgang digital, schneller und immer noch überflüssig – nur mit Wartungsvertrag.

OZG umgesetzt heißt noch nicht: gut benutzbar.

Schildern Sie uns kurz, welche Verwaltungsleistungen bei Ihnen die meisten Anrufe und Besuche auslösen – wir sagen Ihnen ehrlich, welche sich digital sauber abbilden lassen.

Anliegen kurz schildern

02 — Reales Projektbeispiel

Sommer-Sportreihe eines städtischen Eigenbetriebs.

Anonymisiert, weil wir keine Kundennamen nennen, die nicht freigegeben sind – aber sonst genau so passiert.

Ein Eigenbetrieb einer Stadt veranstaltet über den Sommer eine Reihe kostenloser Sportkurse im Freien. Finanziert wird die Reihe von Sponsoren – Banken und Versicherungen. Daraus entsteht die eigentliche Anforderung, und sie ist keine technische: Der Eigenbetrieb muss seinen Sponsoren belegen können, wie die Kurse laufen und wie viele Menschen tatsächlich teilnehmen. Ohne diesen Nachweis wird die Reihe im nächsten Jahr schwerer zu finanzieren.

Wie es vorher lief

Durchgeführt werden die Kurse von externen Übungsleiterinnen und Übungsleitern – im konkreten Fall von einem beauftragten Fitnessstudio. Die Erfassung lief vollständig auf Papier: Für jeden einzelnen Kurs und jeden Tag war ein Bogen auszufüllen. Die Bögen wanderten gesammelt zum Eigenbetrieb und wurden dort irgendwann zusammengerechnet. Ein belastbarer Zwischenstand während der laufenden Saison war praktisch nicht zu bekommen, und jede Rückfrage eines Sponsors bedeutete Handarbeit.

Was wir gebaut haben

Eine moderne Web-Anwendung, bewusst schmal geschnitten. Die externen Trainerinnen und Trainer bekommen einen eigenen Zugang und erfassen einen Kurs in wenigen Sekunden direkt nach der Stunde: Teilnehmerzahl, wie der Kurs angekommen ist, welches Wetter herrschte. Mehr wird nicht abgefragt. Jedes zusätzliche Pflichtfeld hätte die Erfassung wieder zur Last gemacht – und eine Erfassung, die als Last empfunden wird, wird nicht ausgefüllt. Das ist der Punkt, an dem die meisten Digitalisierungsprojekte in der Praxis scheitern, und er ist kein technischer.

Auf der anderen Seite sehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Eigenbetriebs täglich, wer wann bei welchem Wetter welchen Kurs besucht hat – ohne Nachfrage, ohne Sammelmappe. Die Wetterangabe ist dabei kein Beiwerk: Sie erklärt Ausreißer nach unten, und ein Sponsor, dem man einen verregneten Dienstag zeigen kann, stellt die Reihe nicht infrage.

Der Teil, der ohne KI nicht wirtschaftlich gewesen wäre

Wir haben die Papierbögen der zurückliegenden Saison KI-gestützt digitalisiert und direkt in das neue System übernommen. Damit startete die Anwendung nicht bei null, sondern mit Vergleichswerten aus dem Vorjahr. Der erste Sponsorentermin nach dem Go-live konnte deshalb eine Entwicklung zeigen statt eines Anfangs – ein erheblicher Unterschied in einem Gespräch, in dem es um die Finanzierung der nächsten Saison geht. Eine manuelle Nacherfassung hätte in keinem Verhältnis zum Nutzen gestanden; mit KI war es ein überschaubarer Arbeitsschritt.

Warum das Projekt klein geblieben ist

Ein schlanker, moderner Stack, KI-gestützte Umsetzung, kurze Bauzeit, überschaubare Betriebskosten. Es gab keinen Grund, für einen klar umrissenen Vorgang eine Plattform zu bauen, ein Rollen- und Rechtekonzept für zwölf Nutzergruppen zu entwerfen oder ein Ausschreibungsverfahren zu starten. Der Nutzen entsteht bei der Person, die nach dem Kurs auf dem Sportplatz steht und dreißig Sekunden Zeit hat – alles andere ist Beiwerk.

Branche

Öffentlicher Sektor – Eigenbetrieb einer Stadt, Bereich Sportstätten und Veranstaltungen

Ausgangslage

Täglicher Papierbogen je Kurs, ausgefüllt von externen Übungsleitern; Auswertung erst nach Saisonende

Nutzer

Externe Übungsleiterinnen und Übungsleiter eines beauftragten Fitnessstudios sowie Mitarbeitende des Eigenbetriebs

Ergebnis

Web-Anwendung mit Trainer-Zugang, Tagesauswertung intern, Sponsoren-Nachweis auf Knopfdruck

KI-Anteil

Umsetzung KI-gestützt; zusätzlich Papierbögen der Vorsaison KI-gestützt digitalisiert und übernommen

Warum es funktioniert

Drei Angaben pro Kurs, keine Schulung nötig, Erfassung in Sekunden – Akzeptanz vor Funktionsumfang

03 — User Stories

Was wir für Kommunen und Eigenbetriebe bauen.

Konkrete Anwendungsfälle, wie sie in Kommunen, Eigenbetrieben und kommunalen Gesellschaften vorkommen. Die erste ist umgesetzt – die übrigen beschreiben, was wir auf derselben Grundlage bauen.

„Als Übungsleiter will ich meinen Kurs in 30 Sekunden erfassen."

Ein Zugang für Externe, drei Angaben, fertig – vom Handy am Sportplatz. Kein VPN, keine Schulung, kein Papier. Genau dieser Fall ist umgesetzt und im Betrieb.

Zum Projektbeispiel

„Als Sachbearbeiterin will ich den Nachweis für den Sponsor auf Knopfdruck."

Auswertung nach Zeitraum, Kurs, Standort und Teilnehmerzahl – als Zahl, nicht als Ordner. Der Bericht, für den vorher zwei Tage gerechnet wurde, entsteht beim Klicken.

„Als Betriebsleitung will ich sehen, welche Maßnahme läuft – während sie läuft."

Ein Tages- und Wochenbild statt einer Jahresauswertung. Wer im Juli sieht, dass ein Standort leer bleibt, kann im Juli umsteuern statt im nächsten Haushaltsjahr.

„Als Bürgerin will ich einen Kurs oder eine Halle online buchen."

Belegungsplan, Buchung und Bestätigung ohne Telefonat und ohne E-Mail-Kette. Die Anwendung kennt Kapazitäten und blockiert Doppelbelegungen selbst.

Sport & Vereine

„Als Amt will ich ein Antragsformular, das nicht als PDF endet."

Eine geführte Online-Strecke statt eines ausfüllbaren PDFs, das ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder abgetippt wird. Mit Statusanzeige für die Antragstellenden.

Verwaltung & Backoffice

„Als Verwaltung will ich Altbestände nicht von Hand nacherfassen."

Papierbögen, Listen und Formulare der vergangenen Jahre werden KI-gestützt ausgelesen und übernommen – damit die neue Anwendung mit Historie startet und nicht bei null.

KI-Automatisierung

04 — Vorgehen

Erst die Streichliste, dann die Software.

Im öffentlichen Sektor ist dieser Schritt besonders wertvoll, weil Vorgänge dort selten abgeschafft, sondern meist nur ergänzt werden. Wir fragen zuerst, was ersatzlos entfallen kann – und erst danach, was gebaut wird.

Ist-Analyse am realen Vorgang – Wir schauen uns an, wie ein Vorgang tatsächlich läuft: wer den Bogen ausfüllt, wer ihn liest, wo abgetippt wird und welches Feld seit Jahren niemand ausgewertet hat. Nicht wie es in der Dienstanweisung steht.
Nachweispflicht als Ausgangspunkt – Wir arbeiten rückwärts: Was muss am Ende gegenüber wem belegt werden? Alles, was zu diesem Nachweis nichts beiträgt, ist ein Kandidat für die Streichliste – und alles, was er braucht, muss erfasst werden.
Die Erfassung gehört den Externen – Wenn die Daten bei Dienstleistern oder Ehrenamtlichen entstehen, wird für deren Alltag gebaut: Handy statt Desktop, drei Felder statt zwölf, Zugang ohne IT-Ticket. Sonst bleibt es beim Papier, egal wie gut die Auswertung ist.
Klein starten, im echten Betrieb – Ein Ausschnitt, eine Saison, eine Maßnahme. Was dort trägt, wird ausgeweitet. Was nicht trägt, hat wenig gekostet – und das ist bei öffentlichen Mitteln kein Nebenaspekt.
Betriebskosten vorher auf den Tisch – Was die Anwendung im laufenden Betrieb kostet, sagen wir vor dem Bauen. Eine Lösung, die im Folgehaushalt zum Problem wird, ist keine Lösung.
Keine Abhängigkeit von uns – Code, Repository und Zugänge laufen auf Ihren Namen. Ein anderer Dienstleister kann übernehmen – das ist bei öffentlichen Auftraggebern kein Nice-to-have, sondern regelmäßig Bedingung.

Typischer Zuschnitt

Ein Vorgang, zwei Nutzergruppen (Erfassung außen, Auswertung innen), ein Nachweis nach außen

Technik

Web-Anwendung, im Browser bedienbar, auch auf dem Handy – bei Bedarf ergänzt um eine mobile App

Datenschutz

Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit als Entwurfsprinzip – siehe auch DSGVO-konforme Umsetzung

Barrierefreiheit

Öffentliche Stellen unterliegen eigenen Anforderungen an digitale Barrierefreiheit; wir bauen entsprechend – siehe barrierefreie Umsetzung

05 — Ehrliche Einordnung

Wann wir für Sie passen – und wann nicht.

Der öffentliche Sektor ist der Bereich, in dem wir am deutlichsten sagen müssen, wo unsere Grenze liegt. Also tun wir das hier.

Wir passen, wenn …

Diese Vorhaben sind genau unser Zuschnitt – schnell umsetzbar, überschaubar im Betrieb, sofort spürbar.

ein klar umrissener Vorgang heute auf Papier oder in Excel läuft.
Externe die Daten erzeugen und keinen Zugang zum internen System haben.
ein Nachweis gegenüber Sponsoren, Fördermittelgebern oder Gremien gebraucht wird.
ein Eigenbetrieb oder eine kommunale Gesellschaft eigenständig beauftragen kann.
Sie jemanden brauchen, der vor dem Angebot sagt, welcher Teil des Vorhabens überflüssig ist.
Altbestände aus Papier übernommen werden sollen, ohne dass jemand monatelang tippt.

Wir passen nicht, wenn …

Dann ist die richtige Empfehlung, nicht mit uns zu arbeiten. Die geben wir im Erstgespräch.

Sie ein zertifiziertes Fachverfahren brauchen, das es am Markt fertig gibt – etwa für Melde-, Kassen- oder Personenstandswesen.
ein europaweites Vergabeverfahren mit umfangreichen Referenz- und Umsatznachweisen ansteht. Als kleines Team fallen wir dort regelmäßig durch die Eignungsprüfung.
eine Anbindung an ein Fachverfahren nötig ist, dessen Hersteller keine offene Schnittstelle bereitstellt – dann liegt der Engpass außerhalb unserer Reichweite.
Sie einen Rahmenvertrag mit garantierter Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft brauchen.
das Vorhaben mehrere parallele Teams und Stabsfunktionen erfordert.

Lassen Sie uns über Ihre Verwaltung sprechen.

Kostenloses Erstgespräch, ehrliche Einschätzung – barrierefrei, datenschutzkonform und ohne Vendor-Lock-in gedacht. Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Erstgespräch anfragen

06 — FAQ

Häufige Fragen aus Kommunen und Eigenbetrieben.

Haben Sie schon für den öffentlichen Sektor gearbeitet?

Ja. Für den Eigenbetrieb einer Stadt haben wir die Kurs- und Teilnehmererfassung einer von Sponsoren finanzierten Sommer-Sportreihe von Papier auf eine Web-Anwendung umgestellt. Externe Übungsleiter erfassen ihren Kurs seither in Sekunden vom Handy; der Eigenbetrieb sieht die Auswertung täglich und kann den Nachweis gegenüber den Sponsoren auf Knopfdruck erzeugen. Zusätzlich haben wir die Papierbögen der Vorsaison KI-gestützt digitalisiert und übernommen. Den Namen der Stadt nennen wir nicht, weil dafür keine Freigabe vorliegt.

Können Sie an unser Fachverfahren anbinden?

Wenn das Fachverfahren eine Schnittstelle bereitstellt: ja, das ist Routine. Wenn nicht, liegt der Engpass beim Hersteller und nicht bei uns – dann klären wir das vor Projektbeginn und sagen ehrlich, ob eine sinnvolle Lösung übrig bleibt. Häufig ist der bessere Weg ohnehin, den Vorgang vor das Fachverfahren zu setzen: Erfassung und Auswertung außen, geordnete Übergabe nach innen.

Wie ist das mit Datenschutz und Hosting?

Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, und Datensparsamkeit schon im Entwurf: Wir erfassen die Felder, die für den Nachweis gebraucht werden – und keine darüber hinaus. Im beschriebenen Projekt sind das drei Angaben pro Kurs. Personenbezogene Daten der Teilnehmenden waren dafür gar nicht nötig, was den gesamten Vorgang datenschutzrechtlich erheblich entspannt.

Muss so etwas ausgeschrieben werden?

Das entscheidet Ihr Vergaberecht, nicht wir – abhängig von Auftragswert, Rechtsform und internen Regelungen. Viele Vorhaben dieser Größenordnung liegen bei Eigenbetrieben und kommunalen Gesellschaften unterhalb der Schwellen für förmliche Verfahren. Bei europaweiten Verfahren mit umfangreichen Eignungsnachweisen sind wir als kleines Team in der Regel nicht der passende Bieter, und das sagen wir vorher.

Wie ist das mit digitaler Barrierefreiheit?

Öffentliche Stellen unterliegen eigenen Anforderungen an die Barrierefreiheit ihrer digitalen Angebote. Wir bauen entsprechend – semantisches HTML, Tastaturbedienbarkeit, ausreichende Kontraste, sinnvolle Beschriftungen – und stimmen den konkreten Prüfumfang vorher ab. Wo eine formale Prüfung oder Erklärung verlangt wird, sagen wir, was wir liefern und was Ihre Stelle beisteuern muss.

Was passiert mit unseren Altdaten aus Papier?

Die lassen sich in vielen Fällen KI-gestützt auslesen und übernehmen. Das ist einer der Fälle, in denen KI wirklich trägt: Ein Stapel gleichartiger Formulare aus mehreren Jahren wird strukturiert erfasst, geprüft und importiert. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zur manuellen Nacherfassung – und die neue Anwendung startet mit Vergleichswerten statt bei null.

Was kostet der Betrieb im Jahr?

Das sagen wir vor dem Bauen, nicht danach. Bei einem schmal geschnittenen Vorgang mit einer überschaubaren Zahl von Nutzern sind die laufenden Kosten klein genug, um in einem normalen Sachhaushalt unterzugehen. Wir nennen die Zahl vorher, weil eine Lösung, die im Folgehaushalt zum Problem wird, keine Lösung ist.

Wem gehört die Anwendung am Ende?

Ihnen. Code, Repository, Hosting-Accounts und Zugänge laufen auf Ihren Namen oder werden dorthin übertragen. Ein anderer Dienstleister kann jederzeit übernehmen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das regelmäßig ohnehin Bedingung – wir handhaben es überall so.

Welcher Bogen wird bei Ihnen zweimal angefasst?

Beschreiben Sie kurz den Vorgang und wem gegenüber am Ende etwas nachgewiesen werden muss. Sie bekommen eine erste Einschätzung – auch dann, wenn sie lautet, dass sich der Aufwand nicht lohnt.

Vorgang besprechen

07 — Passend dazu